PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

MAIEREAN MIHAI ILIE, tel: 0745 82 39 60, email: mihai.maierean@iconta24.com

FACILITY ACCOUNT SRL prelucrează următoarele categorii de date cu caracter personal:

-datele cu caracter personal în legătură cu care FACILITY ACCOUNT SRL este operatorul, deoarece determină scopul și mijloacele de prelucrare a acestora;

-datele cu caracter personal în legătură cu care FACILITY ACCOUNT SRL este persoana împuternicită, deoarece prelucrează datele respective în numele clienților săi, clienți ce determină scopul și mijloacele prelucrării.

FACILITY ACCOUNT SRL prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul General privind Protecția Datelor), denumit în continuare „Regulamentul".

FACILITY ACCOUNT, în calitate de Operator, poate colecta Datele cu Caracter Personal, așa cum sunt specificate în fiecare caz de mai jos, fără a se limita la acestea, pentru:

Scopul colectării datelor cu caracter personal: trimiterea materialelor de marketing (newslettere, invitații la evenimente etc.) pentru prezentarea companiei clienților și potențialilor clienți ai FACILITY ACCOUNT

Temei juridic: consimțământ (articolul 6, paragraful 1, litera a) din Regulament) și interes legitim (articolul 6, paragraful 1, litera f) din Regulament) – în scopurile comerciale ale operatorului – prezentarea serviciilor oferite și a noilor servicii

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: prenume, nume, titlu, e-mail, funcția, număr de telefon, interese (țări, domenii de business, tipul de materiale/comunicare), CV-uri, alte detalii pe care utilizatorul le include în caseta de mesaje disponibilă

Destinatari: furnizorii de servicii IT și servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar în scopul mentenanței

Transfer către o țară terță: N/A

Perioada de stocare: pe perioada consimțământului persoanei vizate sau pe perioada relației contractuale (în cazul clienților/partenerilor/furnizorilor)

Persoane vizate: persoanele de contact ale clienților și potențialilor clienți ai FACILITY ACCOUNT, persoane interesate să primească informațiile pe care cabinetul nostru le oferă (newslettere, invitații la evenimente, materiale informative sau promoționale, oportunități de carieră și de afaceri)

Categorii de prelucrare: colectare, înregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, aliniere sau combinare, restricționare, ștergere sau distrugere

Scop: păstrarea înregistrărilor candidaților ai operatorului

Temei juridic: consimțământ (articolul 6, paragraful 1, litera a) din Regulament)

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: date menționate în CV și alte documente adiționale

Destinatari: furnizorii de servicii IT și servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar în scopul mentenanței

Transfer către o țară terță: N/A

Perioada de stocare: pe o perioadă de 2 ani

Persoane vizate: candidații care aplică la un post în cadrul companiei

Scop: îndeplinirea obligațiilor Operatorului care rezultă din legislația în domeniul prevenirii spălării banilor și combaterii finanțării terorismului

Temei juridic: respectarea unei obligații legale (articolul 6, paragraful 1, litera c) din regulament), în special Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării actelor de terorism, cu modificările și completările ulterioare

Domeniul de aplicare a datelor cu caracter personal: numele, prenumele, CNP, data nașterii, domiciliu, eventuala reședință temporară, cetățenia, eventuale date suplimentare cu caracter personal solicitate în conformitate cu reglementările speciale menționate mai sus

Destinatari: autoritățile de aplicare a legii (ONPCSB, BNR, ANAF), furnizorii de servicii IT, serviciile administrative interne ale Operatorului

Transferul către o țară terță: N/A

Perioada de stocare: în timpul relației contractuale și la 5 ani de la încetarea acesteia

Persoanele vizate: organele statutare (asociați, administratori), mandatari, persoanele de contact, beneficiarii reali ai clienților operatorului

Scop: administrarea probelor în cazul unui eventual diferend cu persoanele fizice cu care a fost încheiat un contract, persoane de contact în cazul contractelor cu persoane juridice și persoane fizice cărora le-a fost acordată procura

Temei legal: contract (articolul 6, paragraful 1, litera b) din regulament), interes legitim (articolul 6, paragraful 1, litera f) al regulamentului), prelucrarea datelor de contact ale angajatului clientului în scopul comunicării

Domeniul de aplicare a datelor cu caracter personal: nume, prenume, loc de muncă, domiciliu, reședința, numărul de telefon și e-mail, data nașterii, tipul și numărul cărții de identitate, contul bancar, semnătura, CNP

Destinatari: autorități fiscale, instanțe, alte autorități relevante, bănci, furnizori de servicii IT, servicii administrative interne ale Operatorului

Transferul către o țară terță: N/A

Perioada de stocare: în timpul relației contractuale și la 11 ani de la încetarea acesteia

Persoanele vizate: angajații operatorului, persoanele fizice cu care a fost încheiat un contract sau cărora le-a fost acordată împuternicirea, persoanele de contact ale clientului

Scop: păstrarea înregistrărilor destinatarilor și expeditorilor de corespondență

Temei legal: interes legitim (articolul 6, paragraful 1, litera f) al regulamentului) – să fie informat cu privire la data trimiterii și primirii e-mail-ului, inclusiv expeditorul și destinatarul, pentru a proteja drepturile și interesele Operatorului

Domeniul de aplicare a datelor cu caracter personal: funcție, nume, prenume, semnătură, adresă, e-mail

Destinatari: furnizori de servicii IT, servicii administrative interne din cadrul Operatorului

Transferul către o țară terță: N/A

Perioada de depozitare: 5 ani după primirea/transmiterea respectivei corespondențe

Persoanele vizate: persoane fizice – expeditori și destinatari de email-uri

FACILITY ACCOUNT, în calitate de Persoană Împuternicită, va prelucra Datele cu Caracter Personal în domeniul furnizării serviciilor pe baza de contract sau orice alt document juridic:

Scopul colectării datelor cu caracter personal: furnizarea serviciilor pentru îndeplinirea obligațiilor de angajator referitoare la relația de angajare sau relații de muncă similare

Temei juridic: respectarea unei obligații legale a operatorului (art. 6 paragraful 1 litera c) din Regulament) pe baza legislației locale și executarea contractului (art. 6 paragraful 1 litera b din Regulament)

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: date personale necesare în baza reglementărilor legale speciale prevăzute în legislația locală

Destinatari: entități de asigurări sociale, entități de asigurări de sănătate, autorități fiscale, entități de asigurări de pensii private, inspectorat de muncă, agenții de ocupare a forței de muncă, instanțe, organe penale, executor judecătoresc, furnizori de software pentru salarii, furnizori de servicii IT, furnizori de servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar în scopul mentenanței

Transfer către o țară terță: N/A

Perioada de stocare: pe perioada relației contractuale cu operatorul și, ulterior, timp de 11 ani

Persoane vizate: angajați ai operatorului, soți/soțiile ai angajatelor/angajaților, copii aflați în întreținerea angajaților, părinți ai copiilor aflați în întreținerea angajaților, rude apropiate, foști angajați

Categorii de prelucrare: colectare, înregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, diseminare sau punere la dispoziție în orice alt mod, aliniere sau combinare, restricționare, ștergere sau distrugere

Scopul colectării datelor cu caracter personal: ținerea contabilității operatorului conform legislației locale

Temei juridic: respectarea unei obligații legale a operatorului (art. 6 paragraful 1 litera c) din Regulament) în baza legislației locale

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: date personale necesare în baza reglementărilor legale speciale prevăzute în legislația locală

Destinatari: entități de asigurări sociale, entități de asigurări de sănătate, autorități fiscale, furnizori de software contabil, furnizori de servicii IT, furnizori de servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar în scopul mentenanței

Transfer către o țară terță: N/A

Perioada de stocare: pe perioada relației contractuale cu operatorul și, ulterior, timp de 11 ani

Persoane vizate: angajați, organisme statutare și asociații ai operatorului

Categorii de prelucrare: colectare, înregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, diseminare sau punere la dispoziție în orice alt mod, aliniere sau combinare, restricționare, ștergere sau distrugere

Scopul colectării datelor cu caracter personal: furnizarea de servicii de consultanță fiscală conform legislației locale

Temei juridic: respectarea unei obligații legale a operatorului (art. 6 paragraful 1 litera c) din Regulament) în baza legislației locale

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: date personale necesare în baza reglementărilor legale speciale prevăzute în legislația locală

Destinatari: entități de asigurări sociale, entități de asigurări de sănătate, autorități fiscale, furnizori de software contabil, furnizori de servicii IT, furnizori de servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar în scopul mentenanței

Transfer către o țară terță: N/A

Perioada de stocare: pe perioada relației contractuale cu operatorul și, ulterior, timp de 11 ani

Persoane vizate: angajați, organisme statutare și asociați ai operatorului

Categorii de prelucrare: colectare, înregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, diseminare sau punere la dispoziție în orice alt mod, aliniere sau combinare, restricționare, ștergere sau distrugere

Lucrăm din greu pentru a proteja clienții noștri, alte persoane ale căror date le prelucrăm și pe noi înșine de accesul neautorizat și de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizată ale datelor pe care le prelucrăm.

În special, am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal:

Minimizarea datelor. Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.

Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecție a datelor cu caracter personal și în care respectăm legislația protecției datelor.

Back-up-uri. Lucrăm din greu pentru a proteja sistemele noastre de acces sau modificarea neautorizată sau accidentală ale datelor dumneavoastră și de alte posibile amenințări la adresa securității acestora. Realizăm arhive (back-up-uri) lunare, pe care le păstrăm pentru minimum șase (6) luni.

Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmați exactitatea și/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm.

Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseusoanonimizăm datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.

Controlul furnizorilor noștri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alți operatori – operatori asociați) clauze pentru asigurarea protecției datelor pe care le prelucrăm; această protecție merge cel puțin până la minimul impus de legislație.

Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavoastră, SC FACILITY ACCOUNT SRL nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

Persoana Vizată va avea următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal:

Dreptul de a fi informat(art. 12-13). Aveți dreptul de a fi informat cu privire la categoriile de date colectate, scop, destinatar, transfer.

Dreptul de acces la date(art. 15). Aveți dreptul de a obține accesul la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora.

Dreptul la rectificarea datelor(art. 16). Aveți dreptul de a obține rectificarea inexactităților datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat")(art. 17). Aveți dreptul de a obține de la noi ștergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm atunci când prelucrarea nu mai este justificată sau când persoana vizată și-a restrâns consimțământul.

Dreptul la restricționarea prelucrării datelor(art. 18). Aveți dreptul de a restricționa prelucrarea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul de a obiecta. Aveți dreptul de a face obiecții sau de a vă opune anumitor tipuri de prelucrări a datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a obține transferul către un alt operator al datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la retragerea consimțământului. În situațiile în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puțin la fel de ușor cum ne-ați acordat inițial consimțământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.

Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România

Telefon: +40.318.059.211 sau +40.318.059.212

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Fără a vă afecta dreptul dvs de a contacta în orice moment autoritatea de supraveghere, vă rugăm să ne contactați în prealabil, și vă promitem că vom depune toate eforturile necesare pentru a rezolva orice problemă pe cale amiabilă.

Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când vă prelucrăm datele pe baza acestuia) sau pentru a adresa orice întrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din această notă de informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrării datelor dumneavoastră de către noi, vă rugăm să folosiți oricând datele noastre de contact.

Întreaga noastră echipă va depune toate eforturile rezonabile pentru a ne asigura că vă răspundem cât mai rapid și complet.

Durata de răspuns:

Ne propunem să răspundem la orice solicitări valide în termen de maximum o lună. În cazul în care se dovedește că acest lucru este foarte complicat sau dacă ați făcut mai multe solicitări, urmează să răspundem în termen de maximum două luni și vă vom anunța timpul de care dispunem pentru a vă răspunde solicitărilor.

Datele noastre de contact

Număr de telefon: 0745 82 39 60 (disponibil între orele 09:00 și 17:00 luni – vineri)

Adresă de email: contact@iconta24.com